Feil kan skje, og selv de mest nøye selskapene kan noen ganger sende feil e-post til kundene sine. Vi vet, for det har skjedd oss også. Det kan være en pinlig situasjon, men det er viktig å handle raskt og profesjonelt for å løse problemet og minimere eventuelle skader. I dette blogginnlegget vil vi utforske trinnene bedrifter bør ta hvis de ved et uhell har sendt en feil e-post til kundene sine, samt forebyggende tiltak for å unngå dette i utgangspunktet.
1. Innrøm feilen og be om unnskyldning
- Det første og viktigste trinnet er å ærlig innrømme feilen. Send en umiddelbar unnskyldning til alle berørte kunder og forklar tydelig hva som har skjedd. Det er viktig å være ærlig og transparent.
- Hvis det virker passende for din målgruppe, kan du gjøre e-posten litt morsom. Humor letter vanligvis stemningen. Kanskje du kan slenge inn en liten «oops» GIF eller et ordspill, men det kommer an på hva slags e-post tilfeldigvis ble sendt. Kundetillit er avgjørende, og ærlighet i denne situasjonen viser at du bryr deg om deres opplevelse.
- Etter at du har gitt en unnskyldning og rettet feilen, bør du vurdere å følge opp kundene som ble berørt. Det viser at du er oppmerksom på deres behov og verdsetter tilliten deres.
2. Rett feilen
Etter å ha rapportert feilen, er det på tide å rette den opp. Hva skjedde? Hvis det er feil produktinformasjon eller prissetting, sørg for at riktig informasjon er tydelig kommunisert til kundene. Hvis det er et teknisk problem, sørg for at problemet er løst og ikke vil skje igjen.
TIPS! Hvis du er kunde hos Rule , kan vi endre hvor lenkene i utsendelsen din går i etterkant. Selv om e-posten allerede er sendt. Det er en stor trygghet for våre kunder å vite det.
3. Tilby kompensasjon
I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å tilby kundene en form for kompensasjon, som for eksempel rabatt eller tilbud om å kompensere for ulempen. Det viser at du er villig til å gå den ekstra milen for å gjøre det som er riktig for deg. Mange vil nok ikke engang analysere feil e-post, men en hyggelig rabatt er alltid verdsatt.
4. Informer kundeservice og støtteteamet
Hvis mulig, varsle kundeservice og støtteteam om feil e-post som ble sendt ut. De vil sannsynligvis få spørsmål fra kunder og bør være forberedt med riktig informasjon og svar. Samme her, det enkleste er å bare være ærlig og gjennomsiktig, og en unnskyldning er vanligvis nok.
5. Evaluer og lær av feilen
Etter å ha håndtert det «hastende» problemet, er det viktig å vurdere hva som gikk galt og hvorfor det skjedde. Var det en menneskelig feil eller en feil i e-postsystemet ditt? Ved å identifisere årsaken kan du ta skritt for å unngå lignende feil i fremtiden.
6. Bruk sosiale medier til å kommunisere
Hvis feilen har potensial til å påvirke mange kunder, kan du bruke bedriftens sosiale medieplattformer til raskt å kommunisere med et bredere publikum og forklare situasjonen og handlingene dine. Men dette er bare i nødstilfeller, ellers vil en beklagelse være tilstrekkelig.
Forebyggende tiltak for å unngå feilutsendelser:
- Dobbeltsjekk alltid. Før du sender e-post til kunder, sørg for at all informasjon er korrekt. Dobbeltsjekk prisinformasjon, produktinformasjon og mottakerlister. Du som bruker automatiseringer bør også sørge for at de utløses til rett tid.
- Bruk e-postbekreftelsestjenester. Bruk e-postbekreftelsestjenester for å redusere risikoen for feil e-postadresser og unngå spam. Har du rot i listene dine kan det skje at feil mottaker blir nådd av feil informasjon, og det vil du unngå.
- Implementere interne gjennomgangsprosesser. Sett interne kontrolltrinn på plass for å sikre at feil e-post ikke sendes. Dette kan være spesielt viktig under store kampanjer eller produktlanseringer.
- Bruk e-postmaler. Bruk standardiserte e-postmaler for å minimere feil når du legger inn informasjon manuelt. I Rule har vi som en prosess å hjelpe kunder med tilpassede maler og for de som bruker vår supermal & brand style funksjon kan føle seg trygge på at malen er riktig.
- Tren laget ditt: Sørg for at teamet ditt er klar over viktigheten av riktig e-postkommunikasjon og har riktig opplæring for å unngå feil. Slik at alle er klar over hvordan de kan hjelpe hvis en slik feil skjer.
- (Litt premium) Automatisert overvåking. For virkelig å være på den sikre siden kan man bruke automatiserte systemer for å overvåke e-postkampanjer og varsle om noe virker galt før meldingen sendes.
Vær alltid forberedt
Til syvende og sist er det avgjørende å være forberedt på at feil kan oppstå og være rask til å håndtere dem på en profesjonell måte. Ved å følge disse retningslinjene og ta forebyggende tiltak, kan bedriften din minimere risikoen for feilsending av e-post og bygge sterke og tillitsfulle relasjoner med kundene dine.
